Quy tắc nhớ: Đúng giờ cho điểm danh/duyệt, và đọc mail hệ thống nếu có yêu cầu phê duyệt.
Tổng quan trợ lý ảo 24/7
Trợ lý ảo là công cụ điều phối trung tâm: tự theo dõi mốc giờ, phát hiện tác vụ còn thiếu và gửi email đúng người phụ trách.
Nhờ đó, đội ngũ không bỏ sót báo cáo, không trễ duyệt và luôn có dữ liệu tổng hợp đúng hạn.
1. Quản trị tiến độ: Nhắc thành viên lúc 20:00, nhắc NT/TK xác nhận lúc 09:00 hôm sau, và 21:00 gửi mail riêng cho Admin/SAdmin và leader từng nhóm.
2. Điều phối phê duyệt: Gửi mail yêu cầu sửa điểm, phê duyệt xin vắng đúng cấp NT/TK và Admin.
3. Chăm sóc phong trào: Vinh danh bonus lúc 19:00 và báo cáo hiệu suất tuần lúc 08:00 sáng Thứ 2.
4. Vận hành dữ liệu tháng: Nhắc thiết lập lịch workshop (mùng 3) và chốt sổ dữ liệu tháng (mùng 1).
Chức năng 01 – Đăng nhập hệ thống
Áp dụng: Tất cả người dùngCác bước thực hiện
- Ở màn hình chính, bấm nút ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG (nút xanh lớn phía trên).
- Nhập Mã số đại lý (MSĐL) – ví dụ:
UD142. - Nhập Ngày gia nhập dạng
ddmmyyyy(8 chữ số liền, không dấu gạch). - Bấm XÁC NHẬN để vào hệ thống.
Mẹo nhanh
Nếu nhập sai nhiều lần, hãy kiểm tra lại ngày gia nhập với trưởng nhóm hoặc Admin.Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Đăng nhập hệ thống
VÙNG HẰNG LÂM
ĐĂNG NHẬP
Mã số đại lý (MSĐL)
UD142
Ngày gia nhập
••••••••
XÁC NHẬN
Chức năng 03 – Cập nhật hoạt động ngày
Áp dụng: Thành viênCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Cập nhật hoạt động ngày.
- Chọn ngày cần báo cáo trong ô Chọn ngày báo cáo.
- Nhập số liệu 4 chỉ tiêu: Gặp trực tiếp, Nhắn trao đổi, Bài đăng, Ứng viên dự COP.
- Bấm GỬI BÁO CÁO.
Lưu ý
Chỉ báo cáo được 1 lần/ngày. Nếu cần sửa, liên hệ Leader nhóm.Giới hạn thời gian
Chức năng này khóa theo ngày báo cáo: đến 23:59 cùng ngày sau mốc này hệ thống khóa với ngày đó.
Mail tự động liên quan
To: Thành viên 20:00
[CHẠM MBA PRO] NHẮC NHỞ CẬP NHẬT HOẠT ĐỘNG HÀNG NGÀY
Bạn chưa cập nhật báo cáo hoạt động hôm nay. Vui lòng hoàn tất trước 23:59 để đảm bảo quyền lợi.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Cập nhật hoạt động ngày
VÙNG HẰNG LÂM
XIN CHÀO
NGUYỄN VĂN A
NGUYỄN VĂN A
Báo cáo hoạt động
Chọn ngày báo cáo
07/04/2026 ▾
Gặp trực tiếp
2
Nhắn trao đổi
5
Bài đăng
1
Ứng viên dự COP
0
GỬI BÁO CÁO
Chức năng 06 – Điểm danh sự kiện
Áp dụng: Thành viên – NT/TKCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm ĐIỂM DANH SỰ KIỆN (nút xanh rộng).
- Màn hình hiển thị thẻ Workshop Offline và Workshop Online.
- Mỗi thẻ hiển thị ngày, giờ bắt đầu–kết thúc và badge trạng thái.
- Nếu badge hiện Đang diễn ra, bấm CHECK-IN.
- Sau khi thành công, nút chuyển thành Đã hoàn thành và badge thành Đã Check-in.
Quy định thời gian
Chỉ được Check-in khi sự kiện đang diễn ra. Ngoài khung giờ, nút hiện Chưa thể Check-in.Giới hạn thời gian
Chức năng điểm danh chỉ mở khi đúng khung giờ sự kiện. Hết giờ sự kiện, thành viên không còn thao tác Check-in được nữa.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Điểm danh sự kiện
VÙNG HẰNG LÂM
ĐIỂM DANH SỰ KIỆN
Workshop Offline
07/04/2026 | 08:00 – 12:00
CHECK-IN
Workshop Online
07/04/2026 | 19:00 – 21:00
Chưa thể Check-in
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 04 – Xác nhận hoạt động ngày
Áp dụng: NT/TK (Leader/Thư ký), Admin/SAdminCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Xác nhận hoạt động ngày.
- Chọn thành viên hoặc nhóm cần xác nhận, rồi chọn đúng ngày T cần xử lý.
- Hệ thống hiển thị các card báo cáo hoạt động của ngày đó để NT/TK hoặc Admin kiểm tra.
- Rà soát số liệu, nếu đúng thì bấm XÁC NHẬN; nếu đã xác nhận rồi thì nút sẽ chuyển sang trạng thái khóa và chỉ còn nút yêu cầu sửa.
Quy định thời gian
Ngày T: thành viên được gửi báo cáo đến 23:59 cùng ngày.09:00 ngày T+1: NT/TK nhận mail nhắc xác nhận báo cáo ngày T.
12:00 ngày T+1: khóa chức năng xác nhận của NT/TK.
15:00 ngày T+1: khóa chức năng xác nhận của Admin/SAdmin.
Giới hạn thời gian
Đây là luồng chạy hằng ngày, độc lập với luồng duyệt điểm danh Workshop. Chức năng này khóa theo ngày báo cáo: quá 23:59 cùng ngày thì không còn ghi/sửa cho ngày T nữa. Sau đó hệ thống chạy nhắc và khóa theo mốc 09:00 / 12:00 / 15:00 của ngày T+1 như trên.
Điều kiện phát sinh
Chức năng luôn hoạt động theo ngày báo cáo đã chọn. Nếu ngày T đã quá hạn thì chỉ xem được dữ liệu cũ, không ghi mới được trừ khi đang bật Cho phép sửa điểm tự do.Mẹo sử dụng
Nên xác nhận ngay sau khi đối soát xong số liệu trong ngày để tránh vượt mốc 23:59 và tránh quên bước xác nhận ngày hôm sau.Mail tự động liên quan
To: Thành viên 20:00
[CHẠM MBA PRO] NHẮC NHỞ CẬP NHẬT HOẠT ĐỘNG HÀNG NGÀY
Bạn chưa cập nhật báo cáo hoạt động hôm nay. Vui lòng hoàn tất trước 23:59 để đảm bảo quyền lợi.
To: NT/TK 09:00
[CHẠM MBA PRO] NHẮC XÁC NHẬN BÁO CÁO NGÀY HÔM QUA
Mail liệt kê danh sách thành viên chưa xác nhận báo cáo của ngày hôm qua để NT/TK hoàn tất trước 12:00 hôm nay.
To: Ban điều hành 21:00
[CHẠM MBA PRO] TỔNG HỢP CẬP NHẬT BÁO CÁO HÀNG NGÀY
Báo cáo tổng hợp số lượng chưa cập nhật theo từng nhóm và tỷ lệ phần trăm tại thời điểm 21:00.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Xác nhận hoạt động ngày
VÙNG HẰNG LÂM
XÁC NHẬN HOẠT ĐỘNG NGÀY
Chọn ngày báo cáo
07/04/2026 ▾
Chọn thành viên / nhóm
NHÓM A1 ▾
Nguyễn Văn A Chưa xác nhận
4 chỉ tiêu hoạt động
Trần Thị B Đã xác nhận
Có thể yêu cầu sửa nếu còn hạn
XÁC NHẬN
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 02 – Nhập điểm học tập
Áp dụng: Thành viên, NT/TK, AdminCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Nhập điểm học tập.
- Thành viên thường chỉ ghi cho chính mình; NT/TK hoặc Admin có thể ghi hộ cho nhóm/cá nhân khi đang được phân quyền.
- Chọn Đối tượng ghi điểm trong ô chọn (chọn nhóm/cá nhân).
- Kiểm tra ô Điểm hiện tại (hiển thị màu vàng).
- Nhập số điểm thay đổi vào ô lớn ở giữa.
- Bấm TRỪ (đỏ) hoặc CỘNG (xanh) tùy hướng thay đổi.
Quy định thời gian
Chỉ được nhập điểm khi có sự kiện đang diễn ra. Ngoài khung giờ, hai nút sẽ bị vô hiệu.Giới hạn thời gian
Chức năng nhập điểm học tập chỉ mở trong thời gian đang diễn ra sự kiện. Hết khung giờ, hai nút TRỪ / CỘNG sẽ bị khóa.
Mẹo sử dụng
Nhập số điểm trước, kiểm tra lại đối tượng ghi điểm rồi mới bấm TRỪ/CỘNG để hạn chế thao tác nhầm.Mail tự động liên quan
To: Toàn hệ thống 19:00
[CHẠM MBA PRO] [VINH DANH] Nhóm đạt ĐIỂM BONUS - Ngày dd/mm/yyyy
Mail hiển thị dạng giấy khen với bố cục vinh danh thành tích như bên dưới:
VINH DANH THÀNH TÍCH
★
CHÚC MỪNG!
Nhóm A1 đã xuất sắc nhận được điểm thưởng BONUS ngày 07/04/2026.
Đạt 100% Thành viên cập nhật Báo cáo hoạt động, điểm đạt được: 10 điểm
Đạt 100% Thành viên tham dự Workshop Offline, điểm đạt được: 10 điểm
Trân trọng chúc mừng ghi nhận tinh thần thi đua tích cực của toàn bộ thành viên nhóm A1.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Nhập điểm học tập
VÙNG HẰNG LÂM
NHẬP ĐIỂM HỌC TẬP
Đối tượng ghi điểm
NHÓM A1 ▾
Điểm hiện tại: 4 250
Số điểm thay đổi
10
TRỪ
CỘNG
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 05 – Xem điểm
Áp dụng: Tất cả người dùngCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Xem điểm.
- Chuyển tab Tổng tháng để xem tổng điểm toàn nhóm, hoặc Chi tiết để xem từng ngày.
- Dùng Lọc theo tháng để xem dữ liệu tháng khác (mặc định là tháng hiện tại).
- Dùng bộ lọc Chọn thành viên hoặc Chọn ngày để thu hẹp kết quả.
- Vuốt ngang bảng nếu xem trên điện thoại.
Mẹo sử dụng
Ưu tiên xem tab Tổng tháng trước để nắm toàn cảnh, sau đó chuyển sang tab Chi tiết để soát từng ngày cụ thể.Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Xem điểm
VÙNG HẰNG LÂM
XEM ĐIỂM
Tổng tháng
Chi tiết
Lọc theo tháng
Tháng 4 / 2026 ▾
#1 Nguyễn Văn A8 500đ
#2 Trần Thị B6 200đ
#3 Lê Văn C5 800đ
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 09 – Bổ sung thông tin thành viên
Áp dụng: Thành viên (tự bổ sung) – NT/TK, Admin (bổ sung hộ)Các bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Bổ sung thông tin thành viên.
- Chọn thành viên cần cập nhật trong ô Chọn thành viên.
- Các trường thông tin hiện ra: MSĐL, Khu vực, Số điện thoại, Ngày sinh, Email liên hệ.
- Sửa thông tin cần thay đổi.
- Bấm CẬP NHẬT THÔNG TIN.
Lưu ý
Trạng thái "Dừng hoạt động" chỉ dành cho NT/TK và cần Admin duyệt.Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Bổ sung thông tin thành viên
VÙNG HẰNG LÂM
BỔ SUNG THÔNG TIN
Chọn thành viên
Nguyễn Văn A ▾
MSĐL
UD142
Khu vực
HCM11 ▾
Số điện thoại
0909123456
Ngày sinh
01/01/1995
Email liên hệ
nguyenvana@email.com
CẬP NHẬT THÔNG TIN
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 10 – Thêm thành viên
Áp dụng: NT/TK (nhóm trưởng) – AdminCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Thêm thành viên.
- Điền đầy đủ thông tin: Họ và Tên (bắt buộc), MSĐL, Khu vực (bắt buộc), Số điện thoại, Email liên hệ, Ngày sinh.
- Email liên hệ dùng để nhận mail hệ thống – nhập email nào cũng được miễn nhận được mail.
- Bấm LƯU THÀNH VIÊN.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Thêm thành viên
VÙNG HẰNG LÂM
THÊM THÀNH VIÊN
Họ và Tên *
Phạm Thị D
MSĐL
UD199
Khu vực *
HCM27 ▾
Số điện thoại
0912345678
Email liên hệ
phamthid@email.com
Ngày sinh
dd/mm/yyyy
LƯU THÀNH VIÊN
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 11 – Quản lý sự kiện
Áp dụng: Admin, SAdminCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm QUẢN LÝ SỰ KIỆN (nút đen rộng).
- Màn hình chia 2 panel: WS OFFLINE và WS ONLINE.
- Với mỗi panel, nhập Ngày diễn ra (dd/mm/yyyy), Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc.
- Bấm Cập nhật & Ghi đè lịch cho từng panel.
Ý nghĩa
Lịch sự kiện quyết định việc mở/khóa nút điểm danh và nhập điểm học tập cho toàn bộ thành viên.Quy định vận hành
Không chỉnh sửa sự kiện đã qua ngày. Nếu sự kiện trong ngày đã bắt đầu, chỉ được kéo dài giờ kết thúc.Mẹo sử dụng
Ngay đầu tháng, hãy thiết lập sẵn toàn bộ lịch WS Offline/Online để tránh nhận mail nhắc mùng 3.Mail tự động liên quan
To: Ban điều hành 08:00 mùng 3
[CHẠM MBA PRO] NHẮC NHỞ THIẾT LẬP LỊCH WORKSHOP
Nếu tháng mới chưa có lịch sự kiện, hệ thống sẽ gửi nhắc để Admin vào chức năng Quản lý sự kiện cấu hình ngay.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Quản lý sự kiện
VÙNG HẰNG LÂM
QUẢN LÝ SỰ KIỆN
WS OFFLINE
Ngày diễn ra
07/04/2026
Giờ bắt đầu
08:00
Giờ kết thúc
12:00
Cập nhật & Ghi đè lịch
WS ONLINE
Ngày diễn ra
07/04/2026
Giờ bắt đầu
19:00
Giờ kết thúc
21:00
Cập nhật & Ghi đè lịch
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 07 – Duyệt điểm danh
Áp dụng: NT/TK (Leader/Thư ký), Admin/SAdminCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm Duyệt Điểm Danh (chức năng xác nhận hoạt động của NT/TK).
- Chuyển tab WS OFFLINE / WS ONLINE để chọn đúng sự kiện.
- Danh sách thành viên hiện ra, người chưa tự điểm danh (tag Trống) được đẩy lên đầu.
- Bấm vào ô chọn trạng thái của từng người → chọn Có tham dự / Không tham dự / Vắng hợp lệ / Vắng không hợp lệ.
- Bấm LƯU XÁC NHẬN.
Quy định thời gian
09:00: mail nhắc NT/TK xác nhận hoạt động.NT/TK: khóa xác nhận lúc 12:00 ngày hôm sau sự kiện.
Admin/SAdmin: khóa duyệt bổ sung lúc 15:00 ngày hôm sau sự kiện.
Giới hạn thời gian
Đây là luồng chạy hằng ngày, nhưng chỉ phát sinh khi hôm qua có tổ chức sự kiện. Mail nhắc lúc 09:00, NT/TK khóa lúc 12:00, Admin/SAdmin khóa lúc 15:00 ngày hôm sau. Quá mốc, hệ thống sẽ không cho xác nhận tiếp cho ngày sự kiện đó.
Điều kiện phát sinh
Chức năng chỉ hiện dữ liệu để duyệt khi ngày hôm qua là ngày có sự kiện. Nếu hôm qua không có sự kiện thì không có danh sách để xác nhận.Mẹo sử dụng
Ở đầu ca làm việc, lọc nhanh các dòng có tag Trống để xử lý tồn trước, giúp tránh quá hạn duyệt.Mail tự động liên quan
To: NT/TK 09:00
[CHẠM MBA PRO] NHẮC NHỞ QUAN TRỌNG: DUYỆT ĐIỂM DANH WORKSHOP CỦA THÀNH VIÊN
Hệ thống ghi nhận còn thành viên chưa được duyệt điểm danh. Vui lòng xử lý trước hạn.
To: SAdmin/Admin | CC: NT/TK Phê duyệt xin vắng
[CHẠM MBA PRO] [WS] YÊU CẦU PHÊ DUYỆT XIN VẮNG - [Tên thành viên]
Mail thao tác một chạm: PHÊ DUYỆT XIN VẮNG NÀY hoặc TỪ CHỐI XIN VẮNG NÀY. Hạn duyệt: NT/TK 12:00, Admin/SAdmin 15:00 ngày hôm sau.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Duyệt điểm danh
VÙNG HẰNG LÂM
DUYỆT ĐIỂM DANH
WS OFFLINE
WS ONLINE
Sự kiện: 07/04/2026
ĐANG MỞ DUYỆT (ĐẾN 12H)
Nguyễn Văn A Trống
Trần Thị B Đã tự ĐD
Lê Văn C Đã Duyệt
LƯU XÁC NHẬN
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 08 – Dashboard tổng hợp
Áp dụng: Tất cả người dùngCác bước thực hiện
- Từ trang chủ bấm DASHBOARD TỔNG HỢP (nút vàng rộng phía dưới).
- Bấm Quay lại trang chủ ở đầu màn hình nếu cần thoát nhanh.
- Chọn tháng tại ô dropdown dash-month-dropdown (nền xanh nhạt).
- Xem lần lượt các phần: TOP 3 NHÓM XUẤT SẮC, TOP 3 CÁ NHÂN, Bảng tổng điểm các nhóm.
- Với Admin/SAdmin, hệ thống hiển thị thêm khối Chọn nhóm xem biểu đồ và cụm nút Xuất PNG/PDF.
Mẹo sử dụng
Nên chốt bộ lọc tháng trước khi xuất PNG/PDF để file gửi đi không bị sai kỳ báo cáo.Mail tự động liên quan
To: Ban điều hành 08:00 Thứ 2
[CHẠM MBA PRO] BÁO CÁO HIỆU SUẤT TUẦN
Mail tổng hợp Top 10 cá nhân và Top 5 nhóm theo điểm tích lũy, gửi định kỳ vào 08:00 sáng Thứ 2.
Mô phỏng giao diện
Nút trên trang chủ để nhận diện
Dashboard tổng hợp
VÙNG HẰNG LÂM
DASHBOARD TỔNG HỢP
Quay lại trang chủ
THÁNG 04/2026 ▾
Chọn nhóm xem biểu đồ (Admin)
NHÓM A1 ▾
Xuất PNG
Xuất PDF
TOP 3 NHÓM XUẤT SẮC
🥇 NHÓM A142 800
🥈 NHÓM B238 500
🥉 NHÓM C331 200
TOP 3 CÁ NHÂN
🥇 Nguyễn Văn A8 500
🥈 Trần Thị B6 200
🥉 Lê Văn C5 800
BẢNG TỔNG ĐIỂM CÁC NHÓM
Nhóm A142 800
Nhóm B238 500
Nhóm C331 200
BIỂU ĐỒ THỐNG KÊ
• Top 10 lượt hoạt động
• Tỷ lệ các loại hoạt động
• Tỷ lệ thành viên tham gia
• Tỷ lệ các loại hoạt động
• Tỷ lệ thành viên tham gia
QUAY LẠI TRANG CHỦ
Chức năng 12 – Theo dõi tiến độ thi đua (Đang phát triển)
Áp dụng: Dự kiến toàn hệ thốngTrạng thái hiện tại
- Chức năng này đang trong giai đoạn phát triển.
- Hiện chưa mở cho người dùng thao tác trực tiếp.
- Khi hoàn thiện, chức năng sẽ theo dõi tiến độ thi đua theo nhóm và theo cá nhân.
Lưu ý
Trong thời gian chờ hoàn thiện, mọi theo dõi tiến độ thi đua vẫn xem qua Dashboard tổng hợp.Phụ lục – Tra cứu nhanh email hệ thống
Áp dụng: Tất cả người dùngBảng tra cứu nhanh
Nút chức năng liên quan để nhận diện
Cập nhật hoạt động ngày
Duyệt điểm danh
Quản lý sự kiện
Dashboard tổng hợp
Mail đã được tích hợp ngay tại từng chức năng tương ứng:
- Cập nhật hoạt động ngày (Chức năng 03) ↔ mail nhắc 20:00 cho Thành viên, 09:00 cho NT/TK và mail riêng 21:00 cho Admin/SAdmin + Leader từng nhóm.
- Xác nhận hoạt động ngày (Chức năng 04) ↔ mail nhắc 09:00 cho NT/TK, khóa 12:00 NT/TK và 15:00 Admin/SAdmin.
- Điểm danh sự kiện (Chức năng 06) ↔ không có mail riêng, chỉ mở trong giờ sự kiện.
- Duyệt điểm danh (Chức năng 07) ↔ mail nhắc 09:00 + mail yêu cầu phê duyệt xin vắng có link 1 chạm.
- Nhập điểm học tập (Chức năng 02) ↔ mail vinh danh bonus 19:00.
- Quản lý sự kiện (Chức năng 11) ↔ mail nhắc thiết lập lịch workshop 08:00 mùng 3.
- Dashboard tổng hợp (Chức năng 08) ↔ mail báo cáo hiệu suất tuần 08:00 Thứ 2.